U plant een vergadering met meerdere mensen en u wenst op een eenvoudige manier een geschikte datum (en locatie) te vinden. Dankzij Request for Meeting kan u via e-mail een verzoek richten tot alle deelnemers met de vraag hun beschikbaarheid kenbaar te maken op de R4M-website. Het feit dat de deelnemers ook mekaars beschikbaarheid zien helpt uiteraard het beslissingsproces. R4M zorgt ook voor de bevestiging en een herinneringse-mail.

	U lanceert via deze website een Request for Meeting voor de door u geplande vergadering. U licht kort het doel van de vergadering toe en suggereert enkele data en locaties. U maakt een lijst van potentiële deelnemers op en bepaalt ook tegen wanneer u antwoord verwacht (deadline).
	Alle deelnemers ontvangen een gepersonaliseerde e-mail waarbij u hen uitnodigt hun beschikbaarheid kenbaar te maken via de R4M-website waar zich op een afgeschermde plaats een overzicht bevindt van de voorgestelde mogelijkheden. Indien geen enkele suggestie past of de vergadering niet voor hen bedoeld is, kunnen zij dat ook aangeven.
	Telkens een deelnemer reageert ontvangt u een e-mail. U kunt trouwens op elk ogenblik het overzicht van reacties bekijken. Deelnemers die nog niet gereageerd hebben vóór de deadline krijgen nog een herinneringse-mail.
	Op elk moment, maar wellicht pas nadat iedereen gereageerd heeft of als de deadline verstreken is, kan u een bevestiging laten sturen naar alle deelnemers met uw definitieve keuze van tijdstip en locatie.
	Tenslotte kan u ook nog een datum opgeven wanneer er een herinneringse-mail verstuurd moet worden naar de deelnemers van de vergadering.